Ochrona danych osobowych
Informacje ogólne
Szanując prawo do prywatności osób, które przekazały LOTOS Asfalt Sp. z o.o. swoje dane osobowe, w tym dane naszych kontrahentów i ich pracowników, informujemy, że pozyskane dane osobowe przetwarzane są zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo.
W celu zapewnienia transparentności realizowanych procesów w ramach których dochodzi do operacji na danych osobowych, poniżej prezentujemy obowiązujące w LOTOS Asfalt Sp. z o.o. zasady przetwarzania danych osobowych, które ustanowione zostały zgodnie z RODO.
Czym jest RODO?
RODO to inaczej Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej „RODO”).
Co daje RODO?
RODO, osobie której dane dotyczą, zapewnia większą kontrolę nad jej danymi osobowymi oraz daje jej wiedzę o tym, co się z tymi danymi dzieje.
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, przekazanych LOTOS Asfalt Sp. z o.o jest LOTOS Asfalt Sp. z o.o z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk. Z administratorem danych osobowych można skontaktować się w następujący sposób:
- poprzez adres e-mail: lotosasfalt@lotosasfalt.pl,
- poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie: Formularz kontaktowy - LOTOS Asfalt
- listownie na adres: LOTOS Asfalt Sp. z o.o., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
Inspektor Ochrony Danych
Na podstawie art. 37 ust. 1 RODO, LOTOS Asfalt Sp. z o.o. (jako administrator danych osobowych) wyznaczyła Panią Barbarę Płatek-Hrynkiewicz do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych.
Osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania ich danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, przysługujących im na mocy Rozporządzenia, poprzez adres e-mail: odo@lotosasfalt.pl.pl lub pisemnie na adres: LOTOS Asfalt Sp. z o.o ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
Inspektor Ochrony Danych zapewnia pełną poufność komunikacji z osobami, których dane dotyczą.
Procesy pozyskiwania danych, cele ich przetwarzania oraz okres ich przechowywania
LOTOS Asfalt Sp. z o.o. w ramach swojej aktywności biznesowej przetwarza dane osobowe w następujących celach:
Nazwa procesu |
Cel przetwarzania danych |
Podstawa prawna przetwarzania |
Okres przechowywania danych |
Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli dotyczy |
Współadministratorzy danych |
Treść obowiązku informacyjnego |
Zawieranie i realizacja umów/zamówień z kontrahentami |
Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy/zamówienia z kontrahentem |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy/zamówienia) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na LOTOS Asfalt Sp. z o.o związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes LOTOS Asfalt Sp. z o.o) |
Dane przetwarzane są przez czas realizacji umowy/zamówienia, a po jej/jego zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową/zamówieniem oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. |
Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami kontrahentów w związku z działaniami podejmowanymi w celu zmierzającym do zawarcia umowy/zamówienia lub jej/jego realizacji. |
|
|
Rozpatrywanie skarg, wniosków, reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes LOTOS Asfalt Sp. z o.o.) |
Dane przetwarzane są przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z reklamacją/skargą. |
Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z umowy/zamówienia. |
|
||
Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na LOTOS Asfalt Sp. z o.o związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości) |
Dane przetwarzane są przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. |
|
|
||
Wstęp na teren rafinerii |
Prowadzenie kontroli wejścia/wyjścia oraz wjazdu/wyjazdu na teren rafinerii |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.) |
Dane przechowywane są przez 10 lat od ostatniego zarejestrowanego wejścia na teren rafinerii lub dłużej w przypadku nałożenia sankcji wynikających z wewnętrznych uregulowań Administratora. |
Ochrona osób i mienia, kontrola produkcji oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie rafinerii, m.in. w związku z uwzględnieniem w wykazie przedsiębiorców o szczególnym znaczeniu gospodarczo-obronnym. |
|
|
Zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie rafinerii w tym na terenie objętym monitoringiem wizyjnym Grupy LOTOS S.A. oraz ochrony osób i mienia, kontrola produkcji i zapewnienie bezpieczeństwa na terenie rafinerii |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.) |
Zapisy z monitoringu wizyjnego przechowywane są przez okres maksymalnie 30 dni od momentu zarejestrowania nagrania, w przypadku danych wykorzystywanych do celów kontroli produkcji w okresie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia nagrania, z wyjątkiem sytuacji, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu. |
Ochrona osób i mienia, kontrola produkcji oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie rafinerii. Obszar objęty monitoringiem wizyjnym Grupy LOTOS S.A. to: teren zakładu produkcyjnego Grupy LOTOS S.A., w tym bramy wejściowe/ wjazdowe, wyznaczone budynki i pomieszczenia oraz parkingi. |
|
||
Zapewnienie bezpieczeństwa osób przebywających na terenie objętym monitoringiem LOTOS Asfalt Sp. z o.o. oraz ochrona osób i mienia, kontrola produkcji oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie rafinerii |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes LOTOS Asfalt Sp. z o.o.) |
Zapisy z monitoringu wizyjnego przechowywane są przez okres maksymalnie 30 dni od momentu zarejestrowania nagrania, w przypadku danych wykorzystywanych do celów kontroli produkcji w okresie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia nagrania, z wyjątkiem sytuacji, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu. |
Ochrona osób i mienia, kontrola produkcji oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie rafinerii. Obszar objęty monitoringiem wizyjnym LOTOS Asfalt Sp. z o.o. to: nalewaki asfaltowe oraz Zakład EFRA.
|
|
||
Formularz kontaktowy |
Kontakt z interesantem w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes LOTOS Asfalt Sp. z o.o.) |
Dane wskazane w Formularzu kontaktowym przechowywane są przez okres 1 roku od momentu przesłania wiadomości. |
Zapewnienie udzielenia odpowiedzi na wpływające zapytania od interesantów. |
|
|
Rekrutacja pracowników |
Prowadzenie procesów rekrutacyjnych w Grupie Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. oraz ocena kwalifikacji zawodowych kandydatów |
art. 6 ust.1 lit a RODO (zgoda pracownika pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wskazane poniżej oraz w przypadku przetwarzania danych w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na współadministratorach, wymaganych art. 221 Kodeksu pracy, w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia) |
Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy: a) wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich wprowadzenia do systemu za pomocą formularza aplikacyjnego lub do momentu wycofania zgody, b) nie wyrazili zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane nie dłużej niż do czasu zawarcia umowy o pracę z nowozatrudnionym pracownikiem, a po tym czasie niezwłocznie usuwane. |
|
Grupa LOTOS LOTOS Infrastruktura LOTOS Terminale LOTOS Petrobaltic LOTOS Asfalt LOTOS-Air Bp LOTOS Kolej LOTOS Lab LOTOS Ochrona LOTOS Oil LOTOS Paliwa LOTOS Serwis LOTOS Straż LOTOS Petrobaltic LOTOS Upstream |
|
Organizacja praktyk i staży |
Prowadzenie procesów rekrutacyjnych w Grupie Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. i ocena kwalifikacji zawodowych kandydatów
|
art. 6 ust.1 lit a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą, pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wskazane poniżej oraz przetwarzania danych w prowadzonych w przyszłości procesach rekrutacyjnych) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na współadministratorach wymaganych art. 221 Kodeksu pracy) w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia) |
Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy: a) wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich wprowadzenia o systemu za pomocą formularza aplikacyjnego lub do momentu wycofania zgody, b) nie wyraziły zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane nie dłużej niż do czasu rozpoczęcia stażu/praktyki, a po tym czasie niezwłocznie usuwane. |
|
Grupa LOTOS LOTOS Infrastruktura LOTOS Terminale LOTOS Petrobaltic LOTOS Asfalt LOTOS-Air Bp LOTOS Kolej LOTOS Lab LOTOS Ochrona LOTOS Oil LOTOS Paliwa LOTOS Serwis LOTOS Straż LOTOS Upstream |
|
Program etyczny |
Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wywołanego zgłoszeniem naruszenia Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes LOTOS Asfalt Sp. z o.o.) |
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat od momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego.
|
Zapewnienie przestrzegania w Grupie Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. przyjętych norm postępowania w relacjach zawodowych, jak i społecznych oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. |
|
|
Przeciwdziałanie nadużyciom |
Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wywołanego zgłoszeniem nadużycia |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na LOTOS Asfalt Sp. z o.o. związanych ze zgłoszeniem do organów ścigania zawiadomienia o podejrzeniu przestępstwa, zgodnie z art. 304 § 1 kodeksu postępowania karnego) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes LOTOS Asfalt Sp. z o.o.)
|
Dane osobowe przechowywane są przez okres 3 lat od momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikających z przepisów prawa. W sprawach, w których potwierdzono wystąpienie nadużyć wyczerpujących znamiona przestępstw lub przestępstw skarbowych, z uwagi na obowiązujące okresy karalności tych czynów, dane osobowe będą przechowywane przez okres 25 lat. |
Zapobieganie nadużyciom, ochrona reputacji Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
|
|
|
Zakupy - Platforma Zakupowa LOGINTRADE |
Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia niepublicznego i ewentualnych dalszych działań zmierzających do zawarcia umowy |
art. 6 ust. 1 lit b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy w przypadku wyboru oferty) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na współadministratorze. związanych z m.in. z przepisów kodeksu cywilnego) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes współadministratorów)
|
Dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania związanego z wyborem kontrahenta, a po jego zakończeniu przez czas obowiązywania umowy oraz prawnej możliwości dochodzenia roszczeń z tytułu jej realizacji, roszczeń z tytułu uczestnictwa w postępowaniu zakupowym oraz przez okres umożliwiający zapobieganie oszustwom i nadużyciom, ale nie dłużej niż przez 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy lub od zakończenia postępowania zakupowego bez zawarcia umowy. |
Transparentność działań i przekazywanie informacji o zwycięzcy procesu zakupowego do pozostałych uczestników biorących udział w danym postępowaniu oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z postępowania zakupowego. |
Grupa LOTOS LOTOS Infrastruktura LOTOS Terminale LOTOS Petrobaltic LOTOS Asfalt LOTOS-Air Bp LOTOS Kolej LOTOS Lab LOTOS Ochrona LOTOS Oil LOTOS Paliwa LOTOS Serwis LOTOS Straż LOTOS Upstream LOTOS Biopaliwa Energobaltic RCEkoenergia |
|
Udzielanie pełnomocnictw |
Udzielenie pełnomocnictwa oraz jego obsługa |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na LOTOS Asfalt Sp. z o.o.) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes LOTOS Asfalt Sp. z o.o.)
|
|
Archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. |
|
|
Realizacja praw osób, których dane dotyczą, wynikających z art. 15-22 RODO |
Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO.
|
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na LOTOS Asfalt Sp. z o.o.) związanych m.in. z realizacją wymagań wynikających z art. 15-22 RODO), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes LOTOS Asfalt Sp. z o.o.) |
Dane przetwarzane będą przez okres 3 lat liczonych od dnia przekazania przez LOTOS Asfalt Sp. z o.o./odpowiedzi na otrzymane zgłoszenie. W przypadku kiedy LOTOS Asfalt Sp. z o.o./otrzymała od jednej osoby więcej wniosków dotyczących różnych przypadków, każde ze zgłoszeń traktowane jest indywidualnie, w związku z tym okres przetwarzania danych osobowych liczony jest dla każdego z otrzymanych zgłoszeń oddzielnie. |
Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO.
|
|